Optimatik Kreis

Praxisbericht

Mehr Wettbewerbsfähigkeit mit automatisierten Vertriebsprozessen

Ein bedeutender Einzel- und Grosshändler für Wasser, Gas und Strom im Kanton Tessin versorgt mit seinen Produkten und Dienstleistungen täglich mehr als 110‘000 Privat- und Firmenkunden. Der mittelgrosse Energieversorger fördert Energieeffizienz und erneuerbare Energien und beschäftigt rund 370 Mitarbeitende.

Die Aufgabe

Der Energievertrieb für Grosskunden steht seit Jahren unter starkem Preisdruck. Die Teilliberalisierung des Strommarktes und das Ja zur Energiestrategie 2050 bringen für Energieversorgungs-Unternehmen weitere Herausforderungen mit sich. Unser Kunde hat sich deshalb zum Ziel gesetzt, den bestehenden Vertriebsprozess zu optimieren und weitgehend zu automatisieren.

Die Anforderungen des Kunden wurden im Vornherein ausführlich erarbeitet. Beispielsweise soll bei einer Bestellung die Beschaffungssumme automatisch aktualisiert werden, damit die Beschaffungskosten minimiert, Fehler vermieden und Ressourcen gespart werden können. Ein weiteres Ziel war es, ein eigenes Vertriebs-EDM aufzubauen. Dazu werden alle Messdaten inhouse geführt und stehen in Zukunft auch für weitere Analysen zur Verfügung.

Die Lösung

Nach der Analyse des bestehenden Prozesses durch die Optimatik konnten zusammen mit dem Kunden und dem Lieferanten der neuen CRM-Lösung mögliche Optimierungsmassnahmen definiert werden. Es zeigte sich bereits während der Analyse, dass das Angebotskalkulationsmodul AnKa-fix4 als Ergänzung zum bestehenden EDM-System sehr gut geeignet ist. Das Energiedatenmanagement-System (EDM-System) von BelVis als zentrale Messdaten-Drehscheibe und das Modul AnKa-fix mit Schnittstelle zum externen CRM-System bietet unserem Kunden genau diejenigen Möglichkeiten, die sie für die effizientere Abwicklung der Vertriebsprozesse benötigen. Mit dieser Lösung können die bestehende Angebotslösung im Excel ersetzt und weitere, manuelle Arbeiten auf ein Minimum reduziert werden

Angebotskalkulation und nachgelagerte Prozesse automatisiert:
Die Angebote werden im CRM-System angelegt und danach via automatischer Schnittstellen an AnKa-fix4 übergeben und gerechnet. Die Ergebnisse werden vollautomatisch ins CRM-System zurückgespielt und als fertiges Angebot inkl. Vertrag an den Kunden gesendet. Geht der Kunde auf das Angebot ein, übermittelt das CRM-System die notwendigen Daten für die Beschaffungsprognosen an die Beschaffung. Die neue Lösung erfüllt zudem die für unseren Kunden wichtige Bedingung der definierbaren Limiten für die Zu- und Abschläge der Angebotskalkulation. Ist es beispielsweise nötig, ein Limit aus bestimmten Gründen zu unterschreiten, benötigt es die Zustimmung des Vertriebsleiters

Der Nutzen

Durch die Optimierung des Angebotsprozesses kann unser Kunde die Kosten pro Angebot deutlich reduzieren. Die Automatisierung der verschiedenen Schritte spart viel Zeit ein. Vorher mussten Informationen oft telefonisch oder per Mail angefragt werden. Jetzt sind die benötigten Informationen zentral in den Systemen verfügbar. Zusätzlich konnte die Qualität der Angebote deutlich gesteigert und mit den definierbaren Limiten das Fehler- und Sicherheitsrisiko vermindert werden.

Die Mess- und Prognosedaten im Vertriebs-EDM können nun auch für andere Zwecke genutzt werden. Zuvor standen die Messdaten den Vertriebsmitarbeitern nur in Excel-Dateien zur Verfügung. Neu sind sie zentral vorhanden, können grafisch analysiert und nach Informationsfeldern aggregiert werden. Ausserdem kann das bisher verwendete Prognosetool durch die Funktionalitäten vom BelVis EDM vollständig ersetzt werden.

Durch den automatisierten Datenaustausch werden die Beschaffungsprognosen direkt nach Vertragsabschluss aktualisiert und an die Beschaffung (BelVis PFM) gesendet. Somit hat die Beschaffungsabteilung jederzeit die aktuellen Absatzmengen pro Kundensegment verfügbar. Dies reduziert das Mengenrisiko und somit die Beschaffungskosten.

Die Zukunft

Mit der installierten Lösung ist unser Kunde in der Lage, schnell auf Kundenbedürfnisse zu reagieren und gleichzeitig Zeit und Kosten für überholte Prozessschritte zu sparen. Ausserdem lässt sich so das Kundenpotential einfacher erkennen und die Wettbewerbsfähigkeit weiter steigern. Nun ist unser Kunde bestens gerüstet für die kommenden Herausforderungen im Strommarkt.

Eingesetzte Lösung
BelVis Angebotskalkulation AnKa-fix4
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